Política de Tratamiento de Datos Personales

Dom Design Solutions S.A.S. · NIT 900.886.151-0 · Itagüí, Antioquia, Colombia Versión 3 · Portal DOM Proyectos (proyectos.domdesign.co)

1. Quién responde por sus datos

El responsable del tratamiento es Dom Design Solutions S.A.S., sociedad colombiana identificada con NIT 900.886.151-0, con domicilio en IDEO — Cra 42, Autopista Sur #75-83, Local 108, Itagüí, Antioquia, Colombia, teléfono 302 366 1120.

Canal de atención al titular en materia de protección de datos: isa@domdesign.co

2. Qué datos recolectamos

Para su vinculación al programa de especificadores y la gestión de los proyectos que usted refiera, recolectamos:

• Datos de identificación de la empresa: razón social, nombre comercial, NIT y dígito de verificación.
• Datos de contacto: nombre de la persona de contacto, correo electrónico, teléfono, ciudad y departamento.
• Documento tributario: el RUT, cuando usted lo adjunte para completar su perfil.
• Datos de los proyectos que usted registre, incluidos planos y medidas que adjunte.
• Datos técnicos de la conexión: dirección IP y navegador, únicamente para dejar constancia de cuándo y desde dónde se otorgó esta autorización.

No recolectamos datos sensibles ni datos de menores de edad.

Si en un proyecto usted incluye datos de terceros —por ejemplo, el nombre o los datos de contacto de su cliente final—, usted declara que cuenta con la autorización previa de esa persona para entregárnoslos y para que nosotros los tratemos con las finalidades de esta política. Usted se obliga a mantener a Dom Design Solutions S.A.S. indemne frente a cualquier reclamación derivada de la falta de esa autorización. En todo caso, esos datos se tratarán con las mismas finalidades, medidas de seguridad y plazos previstos aquí, y el titular podrá ejercer sus derechos ante nosotros por los canales de la sección 6.

3. Para qué los usamos

Únicamente para las siguientes finalidades:

a. Evaluar y aprobar su vinculación al programa de especificadores. b. Gestionar las solicitudes de cotización y los proyectos que usted refiera. c. Calcular, liquidar y pagar las sumas que se causen a su favor. d. Cumplir las obligaciones tributarias y contables derivadas de esa relación. e. Contactarlo sobre el estado de sus solicitudes y de su cuenta. f. Enviarle información comercial —novedades de colecciones, lanzamientos, capacitaciones y eventos— solo si usted lo autorizó por separado.

No usamos sus datos para ninguna finalidad distinta de las anteriores, y no los vendemos ni los cedemos a terceros con fines comerciales.

4. Dónde se almacenan sus datos y transferencia internacional

Sus datos se almacenan y procesan en servicios de terceros que actúan como encargados del tratamiento por cuenta de Dom Design Solutions S.A.S. Algunos de estos encargados y sus servidores están ubicados fuera de Colombia:

• Salesforce, Inc. (Heroku) — alojamiento de la aplicación del portal. Estados Unidos.
• Turso — base de datos del portal, alojada en infraestructura de Amazon Web Services en la región us-east-1. Estados Unidos.
• Google LLC (Google Workspace) — envío de los correos del portal, como el código de acceso y el enlace para cambiar la contraseña. Estados Unidos.

La función de adjuntar documentos (RUT y planos) todavía no está habilitada en el portal. Antes de habilitarla publicaremos una versión nueva de esta política que identifique al proveedor de almacenamiento y su país, y le pediremos la autorización que corresponda.

Esto implica una transmisión internacional de datos personales. Para protegerla:

• Con cada encargado ubicado en el exterior mantenemos un contrato de transmisión de datos que lo obliga a aplicar las medidas de seguridad y las finalidades de esta política, conforme a la Ley 1581 de 2012 y la Circular Externa 002 de 2025 de la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Al aceptar esta política (casilla 1 de la sección 7), usted autoriza expresamente que sus datos sean transmitidos y almacenados en los países indicados, con el único fin de prestar el servicio del portal.

5. Cómo los protegemos

Los datos se guardan con acceso restringido. Los documentos que usted adjunte se almacenan en almacenamiento privado y solo se sirven mediante enlaces temporales generados en el momento de la consulta. Cada acceso a su RUT por parte de nuestro personal queda registrado con la identidad de quien lo consultó y la fecha.

Contamos con procedimientos internos para atender incidentes de seguridad. Si se presenta una vulneración que afecte sus datos, actuaremos conforme a la ley y, cuando corresponda, informaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio.

6. Sus derechos como titular y cómo ejercerlos

La Ley 1581 de 2012 le reconoce el derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización que otorgó.
• Ser informado del uso que se le ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
• Revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales.

Cómo ejercerlos: escribiendo a isa@domdesign.co, o desde el portal en Mi cuenta → Mis datos, que radica la solicitud y le deja constancia de la fecha.

Términos de respuesta:

• Consultas: diez (10) días hábiles, prorrogables por cinco (5) más cuando no sea posible atenderlas en ese plazo, informándole el motivo.
• Reclamos: quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) más en las mismas condiciones.

7. La autorización

Al registrarse, usted marca dos casillas independientes y no premarcadas:

1. La autorización de tratamiento de sus datos para las finalidades (a) a (e) y para la transmisión internacional descrita en la sección 4. Esta autorización es necesaria para poder vincularlo al programa.
2. La autorización de comunicaciones comerciales, finalidad (f), que es opcional y puede cancelar en cualquier momento sin que afecte su vinculación.

Guardamos por separado el registro de cada casilla, la versión exacta de esta política que usted aceptó, y la fecha y hora de la aceptación.

8. Cuánto tiempo los conservamos

Conservamos sus datos mientras exista la relación con el programa y, posteriormente, durante el término que exijan las obligaciones tributarias, contables y comerciales aplicables.

Si su solicitud de vinculación es rechazada y no genera obligación contable, conservamos únicamente la constancia de la solicitud y de la decisión durante dos (2) años contados desde la fecha del rechazo, con el único fin de acreditar la decisión ante un eventual reclamo. Los documentos adjuntos (RUT, planos) se suprimen de inmediato. Cumplido el plazo, se suprime también la constancia.

9. Vigencia y cambios

Esta política rige desde su publicación. Toda modificación se publica como una versión nueva, sin alterar las anteriores, porque cada titular conserva el derecho a saber exactamente qué texto aceptó. Si un cambio afecta las finalidades, solicitaremos una autorización nueva.